Как подойти к проблеме и как сделать проект успешным?

Прежде всего необходимо определить цели создания корпоративного портала (будет ли эта производственная система, единой точкой входа ко всей корпоративной информации, или может быть просто каталог файлов) и ожидания от его внедрения. Кроме того, необходимо правильно выбрать партнера для реализации проекта, выделить адекватные человеческие ресурсы для реализации поставленных целей и задач, определить области компьютеризации, где интернет-технологии дают максимальный эффект. Очень важны поэтапный ввод системы в эксплуатацию по принципу «от простого к сложному», внутреннее продвижение решения среди сотрудников компании и организация эффективной обратной связи с ними.

Пошаговое внедрение функциональности корпоративного портала позволит не только учитывать текущие потребности бизнеса при внедрении новых модулей портала, но и поможет сотрудникам компании адаптироваться к работе с новым бизнес-инструментом постепенно.

Необходимо понимать, что корпоративный портал является таким решением, которым люди будут пользоваться только в том случае, когда они этого сами хотят, в противном случае – внедрение корпоративного портала менее эффективно. Если у сотрудников компании останутся альтернативные способы ведения бизнес-процессов, которые, как предполагалось должны вестись при помощи портала «Своя Сеть», эффективность внедрения значительно сокращается. Поэтому если какой-то бизнес-процесс «занесен» в корпоративный портал,  все остальные способы его использования должны быть исключены или наказуемы. Важно чтобы корпоративная сеть стала необходимым инструментом в работе каждого сотрудника компании, необходимо приучить людей к работе с порталом. Делается это не за пять минут. Исходя из практики компании «Своя сеть», стандартный срок «приживания» портала в компании занимает от трех до шести месяцев. И если во время первой презентации будущего корпоративного портала сотрудники относятся к нему скептически, то по прошествии двух месяцев, уже имея определенный опыт работы с порталом, начинают выдвигать свои предложения по доработке, а через шесть месяцев – уже не мыслят свою работу без уже ставшего привычным корпоративного портала. Что означает: портал стал неотъемлемой частью бизнеса, без него уже невозможно продуктивно работать.

Кроме того, успешность проекта определяется отсутствием группы поддержки контента корпоративного портала. Существует одно правило: портал «работает» правильно только в том случае, когда в компании отсутствует отдел поддержки контента портала. Поддержкой корпоративного портала портала должен заниматься каждый сотрудник в рамках своей определенной части работ. В случае, когда в компании организовывается специальный отдел по поддержке сети, и он становится «узким горлышком», эта самая «неправильная» система, которую можно только придумать.