Также корпоративный портал выполняет функцию собственной справочной системы, необходимую для любой компании. Коммуникативная функция корпоративного web портала ничуть не менее важна, чем информативная. Общение сотрудников компании – необходимый элемент в работы, если злободневные вопросы обсуждаются лишь в курилке или в пивной после работы, то эффективность сотрудников значительно снижается. Не стоит забывать, что в любой организации постоянно возникают какие- то вопросы, место и процедура согласования которых не определены в должной степени. Таким местом может стать именно корпоративный портал. Стоит отметить, что общение между сотрудниками в портале может и должно носить как служебный, так и неформальный характер. Как говорят опытные системные администраторы, мудрый руководитель обычно позволяет существовать в локальной сети форумам и чатам, на которых сотрудники могут (зачастую анонимно) обсуждать проблемы организации. Так отлаживаются не только вертикальные, но и горизонтальные связи между работниками. Ну и, разумеется, общение с удаленными сотрудниками — оно просто не представляется в наши дни без применения web технологий. Причем технологий, позволяющих обеспечить конфиденциальность такого общения.

Корпоративный портал бывает двух типов. Первый — исключительно внутренний — так называемый «интрасайт». Его основная и единственная задача — сформировать внутреннее информационное пространство компании. Второй тип – сугубо внешний веб-портал. Он обычно внедряется для организации двусторонней связи с клиентами, партнерами, рекламы и PR компании. Корпоративным порталом первого типа обычно пользуются организации средней величины, работающими с ограниченным кругом постоянных клиентов. Для них наиболее важно организовать беспрепятственное взаимодействие между собственными сотрудниками, тогда как внешние контакты с клиентами обычно основаны на личное общении. У нас такой тип корпоративного портала реализован в виде социальной сети с различными модулями необходимыми для взаимодействия, а доступ к такой сети закрыт для посторонних глаз. Корпоративные порталы второго типа чаще используют компании небольших размеров. Как правило у таких организаций нет большой потребности организовывать внутреннее взаимодействие непосредственно с использованием web-технологий. Но им необходимо как можно громче заявить о себе: рекламировать собственную продукцию или услуги, общаться с клиентами и прессой. В таком случае необходимо иметь свою социальную сеть, которая должна быть интегрирована на сайт компании. Такая соц. сеть называется корпоративная социальная сеть и доступ к ней обычно открыт для всех желающих. Благодаря нашему сервису вы сможете получить и вставить на свой сайт корпоративную социальную сеть всего за 3-5 минут совершенно бесплатно.

За тем порталы начали становиться более интерактивными – то есть пользователи получили персонализированный доступ к порталу, появилась возможность комментировать избранные материалы и получать обновления информации по электронной почте.

Следующим шагом в развитии стал качественный пересмотр идеологии места портала в организации и его функций: в современном интернете при смени эпохи web на Web 2.0 понятие «портал» стали понимать несколько с иным смыслом, чем раньше: наполнение контентом такого ресурса частично происходит силами его пользователей – в рамках выделенных прав (это вообще один из основополагающих признаков, указывающих на web 2.0), широкое использование JavaScript и AJAX в пользовательском интерфейсе, и интеграцию различных приложений – на уровне его архитектуры.

Рассмотрим небольшой пример. Корпоративный портал содержит блок новостей с разделением по «каналам» («новости компании», «новости отделов», «новости пользователей»), с возможностью комментировать каждым зарегистрированным пользователем (сотрудником организации), размещение сотрудниками новостей в определенном канале («новости пользователей»), справочник сотрудников, содержащий как информацию, которую вносит отдел кадров, так и информацию, которую дополнительно может внести сам сотрудник (ссылку на личный веб-сайт, описание хобби и т.д.), с возможностью позвонить на один из опубликованных для каждого сотрудника телефонов прямо из его профиля, «личный кабинет» сотрудника с возможностью просмотра сотрудником своей статистики, список назначенных ему заданий и перечень всевозможных документов, сгруппированных по различным признакам, с возможностью их редактирования непосредственно в браузере в зависимости от прав пользователя.

В приведенном примере имеется пакет, построенный по принципу веб-технологий, реализующий функции базового интерфейса, а также части функций и набор приложений, интегрированных с ним, в частности:

• систему офисной телефонии;
• систему управления задачами;
• систему документооборота;
• систему финансового учета;
• систему безопасности.

При этом сам корпоративный web портал реализует функции новостей и справочника сотрудников с редактированием элементов посредством Outlook-подобного веб-интерфейса, и для конечного пользователя решение выглядит монолитным: единый интерфейс пользователя скрывает подробности архитектуры системы.

Условная схема корпоративного web портала

Развитие информационных технологий на нынешнем этапе неразрывно связано с развитием телекоммуникационной отрасли и Internet. Однако помимо коммуникативных функций, все более важной становится информационная составляющая этого комплекса, одной из важнейших функций которой является организация входящих и исходящих данных. Именно умение управлять этой информацией станет в ближайшее время ключом к качественному переосмыслению роли корпоративных систем в бизнесе, а успешное решение этой задачи – залогом к успеху в бизнесе.

Центром информационной структуры предприятия как раз и призван быть корпоративный web портал. По мере развития Internet и сопутствующих технологий, роль его постоянно менялось, от web-представительства, бравшего на себя минимум функций презентационного и коммуникативного характера, до сегодняшних сложных и всеобъемлющих систем. Функционально корпоративный портал призван обеспечить своевременный доступ к необходимой информации, организацию беспрепятственной обратной связи с партнерами, клиентами и посетителями, поддержку групп пользователей. В идеале web портал становится не только инструментом в руках маркетинговой службы предприятия, но и активно участвует в бизнес-процессах компании.

Для того, что бы более четко понимать отличия между корпоративным веб порталом и обычным web представительством, дадим определение. Итак корпоративный портал это информационная система, интегрированная в организацию, управляющая ее информационными потоками, выполняющая функции презентационного и коммуникативного характера и реализованная с помощью web технологий .

Информационная поддержка портала требует средств разграничения доступа для административной группы. В такую группу может входить множество сотрудников компании, принимающих участие в обработке информационных потоков предприятия.

Итак: сформулируем основные требования к корпоративному web порталу. Помимо традиционных требований, таких как надежность, гибкость, масштабируемость, такие системы обязаны удовлетворять и некоторым специфическим требованиям. Одними из наиболее важных являются требования к безопасности распределенных систем и если эту проблему не решить, то одно из наиболее весомых преимуществ, может обернуться ощутимым недостатком.

На сегодняшний день практически невозможно найти компанию, которая не пользовалась бы автоматизированной системой управления и учета. Даже компании со штатом в несколько сотрудников пользуются автоматизированными бухгалтерскими системами. Но это стандартные «коробочные» системы со стандартными алгоритмами, и они не относятся к корпоративным системам.

Корпоративные системы, конечно, включают и стандартные модули, работающие по законодательно установленным алгоритмам. Но они так же включают и нестандартные (индивидуальные) модули, созданные для конкретной компании, учитывая ее идеологию и  всю ее специфику от конкретной миссии и целей компании, до требуемых производственных и технологических процессов.

Решением такой проблемы является стандартизация в компании процессов управления проектами посредством внедрения корпоративной системы управления проектами.

Система управления проектами (СУП) – представляет собой набор IT-инструментов,  способствующий  информационной поддержке управления проектами в компании.

Она может включать в себя различные модули в зависимости от поставленных задач к разработке проекта:

• система управления задач
• менеджер файлов
• блоги
• форумы
• вики страницы
• новостная лента
• группы
• и другие модули

В системе управления проектами «своя сеть» администратор конкретной сети может легко включить или отключить любой из модулей. Тем самым настроить сеть под то, что ему необходимо (управление проектом, корпоративный портал или просто социальную сеть).

На сегодняшний день в каждом офисе имеется текстовый процессор, а может быть и сложная информационно-аналитическая система, которая хранит все данные о состоянии и прогрессе производственных процессов, учитывает загрузку сотрудников, помогает рассчитывать заработную плату и т.п., реализуя полный цикл управления от целеполагания, через планирование, координацию, контроль, учет оценки деятельности к мотивации и стимулированию участников процессов. Сегодня на рынке продается огромное количество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать деятельность практически любых процессов в функциональных подразделениях компании. Однако во всем мире уже с начала 80-х годов стала намечаться потребность перехода от функциональной модели управления предприятием к проектной.

Однако сегодня, задачи современной компании стали гораздо шире, чем просто управление отдельными проектами — появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, который, прежде всего, предполагает разделение, всей информации и  по проектам ведущимся в компании.

В системе «своя сеть» это реализовано в виде микро-социальной сети, которая являются каким, либо проектом, т.е. под каждый проект своя микро-социальная сеть. Пользователи в этой сети соответственно только те, кто имеет отношение к этому проекту. А благодаря удобному итерфейсу каждый сотрудник может быстро переключаться от одного проекта к другому. При этом не надо волноваться, что сотрудник может пропустить какое то событие в одном из проектов в котором он участвует, т.к. в системе имеется общая почта, через которую сотрудники будут получать нужную им информацию.

Корпоративные порталы разделяют на следующие функциональные категории: бизнес-ориентированные порталы, порталы сотрудничества, унифицированные порталы, порталы агрегации и интеграции. Более подробную информацию можно получить у компании-разработчика портала (Своя Сеть). Внедрение корпоративных порталов требует внимательного подхода и изначального понимания категории создаваемого портала, привлечения всех заинтересованных подразделений компании.

В этом и есть огромное преимущество корпоративного портала на платформе Своя Сеть.

Компания «Своя Сеть» предоставляет корпоративные порталы на своем сервере с основным необходимым функционалом бесплатно. Вы не потратите на разработку и установку портала ни копейки. Единственное что вы потратите это 5—10 минут на создание и настройку необходимых функций. Вы платите только за дополнительные услуги которые вам понадобятся.

Экономия рабочего времени

В течении рабочего дня сотрудники кроме выполнения прямых должностных обязанностей вынуждены отвлекаться на различные сопутствующие бизнес-процессы. Корпоративный портал призван свести к минимуму проблемы, связанные с потерей времени, например:

• поиск необходимой информации;
• потеря файлов, документов и др.

К тому же, корпоративный портал позволяет увеличить продуктивность взаимодействия между сотрудниками компании, в том числе новичками.

Повышение эффективности работы сотрудников

• Нужно, чтобы сотрудники были постоянно в курсе всех событий в компании.
• Важно транслировать знания персонала.
• Необходимо взаимодействие во время выполнения ответственного задания.

Простая реализация этих и других «критериев» возможна при помощи корпоративного Интранет-портала разработанного по принципу web 2.0. А благодаря удобному интерфейсу сотрудники смогут быстро переключаться между различными приложениями способствующими взаимодействию и информированию. Внутренний портал (или Интранет-сайт) позволяет персоналу обучаться, практически не отвлекаясь от работы.

Оптимизация бизнес-процессов

При разработке корпоративного портала отдельное внимание было уделено проектированию системы управления задач. Благодаря удобству назначения и просмотра заданий сотрудники компании более точно выполняют поручения и при этом экономят дополнительное время.

Внедрение системы управления задач в корпоративный портал позволяет:

• оперативно раздать задания отделам и каждому сотруднику лично;

• всегда иметь список личных заданий «под рукой»(вы никогда не забудете о поставленных вам задачах).

Контроль и управляемость

Для многих организаций качество работы сотрудников имеет принципиальное значение. «Своя Сеть: Корпоративный портал» предоставляет в этом плане следующие функции:

• слежение за сотрудниками;
• ограничение по времени входа и адресам компьютеров;

Подчеркнём, что корпоративный информационный портал (будет ли он основан на платформе «Своя Сеть» или же на платформе microsoft sharepoint server) делает работу компании более эффективной, за счёт быстрой обратной связи и единой базе данных.

Корпоративный портал web 2.0 – это оптимальная возможность добиться повышения эффективности бизнеса, повысить конкурентоспособность и укрепить имидж компании!

При решении многосложных задач бывает момент, когда сотрудники и руководство не могут видеть проект в целом, забывается необходимость проделать те или иные работы.

Довольно часто встречается ситуация подобная этой – отдел, состоящий более чем из 15-20 сотрудников выполняющих одновременно одну и туже задачу – сложная структура для управления, и без специальных средств проконтролировать их работу весьма сложно. Устаревший метод – бесконечные совещания и доклады – сильно затормаживает работу отдела, так как отвлекает от выполнения поставленной задачи.

Менеджеры в каждой организации ищут способы как не забыть что-то в потоке дел, при этом вовремя сообщить команде важные новости, раздать всем задания, проследить за выполнением, и в конце концов, успешно завершить проект к поставленным срокам. Все давно стало ясно – для этого не достаточно записывать на маленьких кусочках бумаги, которые все время теряются! Не помогут и блокноты-органайзеры – нужно интеллектуальное, удобное программное обеспечение, доступное всем, простое в эксплуатации, не отнимающее больших усилий и времени, понятное и вместе с тем очень гибкое и легко настраиваемое.

Представленный здесь корпоративный портал, разработанный компанией «Своя Сеть» – это корпоративный портал построенный по принципу web 2.0 включает в себя функцию упавления задачами, которая поможет сотрудникам выполнять поставленные задачи в срок, а руководству станет значительно легче контролировать работу персонала.

Управление задачами Своя Сеть